1. Cos’è il Metodo Kanban

Il framework Kanban, il cui nome deriva dal giapponese e significa “cartellino” o “segno visivo”, è un metodo visivo utilizzato per implementare la metodologia Agile. Esso indica cosa, quando e quanto produrre, attraverso un quadro visivo che aiuta a gestire il flusso di lavoro.

Questa filosofia di lavoro, che enfatizza piccole modifiche al sistema esistente senza la necessità di una procedura complessa, ha le sue radici nel Toyota Production System e nel Lean Manufacturing. Negli anni Quaranta, l’azienda automobilistica giapponese Toyota ha rivoluzionato il proprio processo produttivo ispirandosi al modello di rifornimento degli scaffali nei supermercati, come osservato dall’ingegnere Taiichi Ohno. Nei supermercati, i prodotti venivano riforniti solo in base alla domanda effettiva, e il rifornimento avveniva in presenza di spazi vuoti sugli scaffali – un chiaro indizio visivo. Questo approccio consentiva una gestione ottimale dell’inventario, legando direttamente le scorte al consumo reale.

Adattando questi principi al contesto industriale, la Toyota ha introdotto un sistema di produzione più snello ed efficiente. Oggi, le stesse idee sono applicate con successo nei team IT e di sviluppo software. In questo contesto, l’inventario è rappresentato dal work-in-progress dello sviluppo. Una nuova fase di lavoro viene aggiunta solo quando si libera spazio sulla bacheca Kanban, mantenendo il focus sulla limitazione del lavoro in corso e sull’ottimizzazione del flusso di lavoro.

Il Kanban moderno, quindi, unisce i principi di gestione visiva e di risposta alla domanda del modello dei supermercati con le pratiche agili di sviluppo software, enfatizzando la flessibilità, l’adattabilità e l’efficienza nella gestione dei progetti.

2. Alcuni aspetti chiave di Kanban

1. Visualizzazione del Lavoro: Kanban utilizza una “Kanban board”, una lavagna fisica o digitale, per visualizzare il lavoro in corso. La board è divisa in colonne che rappresentano le varie fasi del flusso di lavoro (es. Da Fare, In Corso, Fatto).
2. Limitazione del Lavoro in Corso (WIP): Uno degli aspetti centrali di Kanban è limitare il lavoro in corso (Work In Progress – WIP). Questo aiuta a prevenire il sovraccarico del team e a identificare i colli di bottiglia nel processo.
3. Gestione del Flusso: Kanban pone enfasi sulla gestione e ottimizzazione del flusso di lavoro. Il team monitora continuamente il processo per identificare ritardi o inefficienze e apportare miglioramenti.
4. Politiche Esplicite: Le regole e le linee guida su come il lavoro deve essere svolto sono chiaramente definite e comprese da tutti i membri del team.
5. Feedback Loop Continuo: Kanban incoraggia l’uso di incontri regolari, come le riunioni di revisione del flusso, per valutare i progressi e fare aggiustamenti.
6. Miglioramento Continuo: Con un focus sul miglioramento continuo (Kaizen), Kanban incoraggia i team a sperimentare costantemente con nuovi modi per migliorare l’efficienza e l’efficacia del loro lavoro.

Kanban è spesso elogiato per la sua flessibilità e la sua capacità di adattarsi a varie dimensioni e tipi di progetti. È particolarmente utile in ambienti dove i requisiti possono cambiare frequentemente o dove è difficile pianificare in anticipo in dettaglio.

3. Quando usare Scrum e quando Kanban

La scelta tra Scrum e Kanban come framework Agile dipende principalmente dalle esigenze specifiche del progetto, dalla natura del lavoro, dalla struttura della squadra e dalle preferenze dell’organizzazione.

Quando usare Scrum:

1. Progetti Complessi con Cambi Frequenti: Scrum è ideale per progetti che richiedono rapidi cambiamenti e adattamenti. È particolarmente efficace in ambienti complessi dove le esigenze possono evolvere rapidamente.
2. Squadre che Richiedono Struttura Rigida: Scrum fornisce un framework strutturato con ruoli definiti, cerimonie fisse (come sprint planning, stand-up giornalieri, sprint review e retrospettive) e sprint di durata fissa, il che può essere utile per squadre che beneficiano di una guida chiara e di limiti definiti.
3. Progetti con Priorità e Scopi Ben Definiti: Scrum è efficace quando c’è una visione chiara e una roadmap definita, permettendo alla squadra di lavorare verso obiettivi specifici in ciascun sprint.

Quando usare Kanban:

1. Ambienti di Lavoro con Flussi Continui: Kanban è ideale per ambienti dove il lavoro arriva in modo continuativo o irregolare, come nel supporto tecnico, nella manutenzione o in progetti con requisiti che cambiano frequentemente.
2. Flessibilità e Adattabilità: Kanban permette una maggiore flessibilità rispetto a Scrum. Non ci sono sprint fissi, quindi le squadre possono adattarsi rapidamente a cambiamenti o nuove priorità.
3. Miglioramento Continuo: Kanban enfatizza il miglioramento continuo e la gestione efficiente del flusso di lavoro. È utile per squadre che mirano a ottimizzare i tempi di ciclo e a ridurre gli sprechi.

Casi di Utilizzo Combinato (Scrumban): In alcuni casi, le squadre possono beneficiare di un approccio ibrido, combinando elementi di Scrum e Kanban. Questo può essere utile per gestire progetti che hanno sia aspetti prevedibili (adatti a Scrum) che richieste ad-hoc o flussi di lavoro continui (adatti a Kanban).

In sintesi, Scrum è più adatto per progetti con requisiti e scadenze chiari che beneficiano di iterazioni regolari e revisioni frequenti, mentre Kanban è più efficace in ambienti dove la flessibilità e la risposta rapida ai cambiamenti sono cruciali. Scrumban può offrire un equilibrio tra questi due estremi.

4. Esempi pratici

Ecco due esempi che illustrano come il framework Kanban può essere applicato in un’azienda di logistica e in una fabbrica di automobili.

Esempio in un’Azienda di Logistica

Situazione:
Una grande azienda di logistica gestisce la spedizione e la consegna di una vasta gamma di prodotti. Il flusso di lavoro include l’accettazione degli ordini, la pianificazione del carico, il trasporto, la consegna e il servizio post-vendita.

Applicazione del Kanban:

1. Visualizzazione del Lavoro: Vengono istituiti diversi tabelloni Kanban per visualizzare ogni fase del processo logistico. Ad esempio, un tabellone per la pianificazione del carico, uno per il tracking dei trasporti, e uno per le consegne.
2. Limitazione del Lavoro in Corso (WIP): Ogni fase ha un limite di lavoro in corso per garantire che la squadra non sia sovraccaricata e per ridurre i tempi di attesa tra le fasi. Per esempio, limitare il numero di carichi in attesa di spedizione per evitare ritardi.
3. Gestione Flusso: Il focus è sulla fluidità del processo dall’ordine alla consegna. Vengono identificate e ridotte le strozzature, come i ritardi nelle operazioni di carico o le attese nella consegna.
4. Miglioramento Continuo: Attraverso riunioni periodiche, il team analizza il flusso di lavoro per identificare opportunità di miglioramento, come ottimizzare i percorsi di trasporto o accelerare le procedure di carico e scarico.

Esempio in una Fabbrica di Automobili

Situazione:
Una fabbrica di automobili gestisce diversi reparti come stampaggio, assemblaggio, verniciatura e controllo qualità. Ogni reparto ha specifici processi e compiti da completare.

Applicazione del Kanban:

1. Visualizzazione del Flusso di Produzione: Si utilizzano tabelloni Kanban per ciascun reparto, mostrando le varie fasi di produzione dell’auto, dallo stampaggio iniziale fino all’assemblaggio finale e ai controlli di qualità.
2. Limitazione del WIP: In ogni reparto si stabiliscono limiti per il lavoro in corso. Questo aiuta a ridurre l’accumulo di semilavorati e a mantenere un flusso costante attraverso la fabbrica.
3. Gestione e Ottimizzazione del Flusso: L’obiettivo è garantire che le parti e i componenti si muovano in modo efficiente tra i reparti. Vengono identificati i colli di bottiglia, come ritardi nella fornitura di parti o nella verniciatura, e si lavora per risolverli.
4. Adattabilità e Feedback: La produzione può essere rapidamente adattata in base alla domanda del mercato o ai feedback dei clienti. Per esempio, se aumenta la richiesta di un particolare modello o colore, la produzione può essere prontamente modificata per rispondere a queste esigenze.

In entrambi gli esempi, Kanban aiuta a visualizzare e gestire il lavoro, migliorare la comunicazione tra i team, ridurre gli sprechi e aumentare l’efficienza, garantendo al contempo la flessibilità necessaria per adattarsi rapidamente ai cambiamenti.